Quando a redução de custos de um evento compromete o resultado

A filosofia “Lean” é hoje aplicada a quase todas as atividades da empresa. Não há mais espaço para desperdícios. Durante muito tempo as verbas de marketing eram tratadas com pouco rigor – resultados não eram medidos, e custar caro passava a impressão de ser de boa qualidade e alto resultado.

Bem, em tempos de vacas magras nota-se que a coisa não é bem assim. E aí a empresa sai cortando custos de todo modo.

Para evitar que sejam feitos cortes injustos, que acabam se voltando contra o time de marketing, é importante planejar muito bem o que vai ser feito, como vai ser feito, com qual objetivo e com que custo. Algumas atividades devem até ser cortadas por completo em detrimento de outras. Não adianta fazer 10 atividades “mais ou menos”, porque o resultado não vai aparecer. Talvez seja melhor fazer 5 atividades bem-feitas.

Nos eventos é importante definir detalhadamente o que será feito, e quanto custa. Nós fizemos esta lista para te ajudar:

1. Defina exatamente o escopo do evento. Onde será, qual será o público, se terá brindes, etc. Tudo numa planilha Excel, com os custos detalhados.
2. Escreva o que é fundamental e o que é acessório. Por exemplo, se é imprescindível estar numa feira, qual é a área mínima e qual a ideal? Coloque na planilha e pese prós e contras. Lembre-se que mais área contratada significa mais área construída.
3. Seu evento terá contratados especiais? Por exemplo um músico ou palestrante? Faça uma pesquisa de vários profissionais de reputação equivalente. Os preços podem variar muito, inclusive em função da época do ano.
4. Os executivos da empresa estão cientes e alinhados com o seu evento, inclusive com os custos? A sua área de compliance está de acordo com as atividades desenvolvidas? Isto é muito importante para evitar cortes de última hora, prejudicando o resultado esperado.

Desta forma, você consegue detalhar com seus fornecedores o que faz parte do evento, evitando coisas malfeitas ou com custos ocultos. Como nas obras da Copa, por exemplo, que por ficar para última hora acabaram custando muito mais. Se você está no pavilhão de eventos e precisa de mais cadeiras no estande, tenha certeza que elas custarão o dobro. O mesmo para plantas, monitores de vídeo, e por aí vai.

Planejando detalhadamente e especificando muito bem, você terá o melhor custo, sem altos sustos! Bons eventos para você!